เคยเกิดขึ้นกับคุณที่พนักงานของคุณใช้รับส่งเอกสารผิดและทำให้เกิดมวลชนหรือไม่ เคยเกิดขึ้นกับคุณที่ข้อมูลลับถึงมือผิดและลำบากใจคุณ เคยเกิดขึ้นกับคุณที่คุณสูญเสียรับส่งเอกสารสำคัญและรู้ว่าเจ้านายของคุณจะโกรธ ไม่มีเหตุผลถ้าทำโปรดใส่ใจ
การใช้ซอฟต์แวร์ควบคุมรับส่งเอกสารมักเป็นไปตามข้อกำหนดในการควบคุมรับส่งเอกสารมาตรฐานข้อกำหนดในการควบคุมรับส่งเอกสารเป็นองค์ประกอบหลักของข้อกำหนดมาตรฐาน สำหรับการบรรลุระบบการจัดการคุณภาพที่มีประสิทธิภาพ หากไม่มีการควบคุมกระบวนการและบันทึกที่เชื่อถือได้ความสมบูรณ์แบบของบริษัทจะล้มเหลวเป็นเรื่องธุรกิจที่เป็นประโยชน์และเป็นระบบที่สามารถตรวจสอบได้
วันนี้มีรับส่งเอกสารมากมายสำหรับรับส่งเอกสารทั้งแบบใช้และแบบดิจิตัล ในบทความนี้ผมจะตรวจสอบวิธีการหนึ่งที่สามารถบรรลุความต้องการด้วยโซลูชั่นดิจิตอล ใส่ใจเราไม่ได้เขียนซอฟต์แวร์ แต่เป็นโซลูชันแบบดิจิทัล โซลูชันดิจิทัลต้องไม่ใช่ซอฟต์แวร์ควบคุมรับส่งเอกสาร
มีรับส่งเอกสารสองประเภทในองค์กร ประการแรกคือข้อกำหนดด้านรับส่งเอกสารสำหรับขั้นตอนที่สอง นอกเหนือจากที่กำหนด องค์กรต้องระบุและจัดทำกระบวนการจำเป็นกิจกรรมที่มีอินพุตและเอาท์พุต รับส่งเอกสารหลักสูตรควรเหมาะสมกับขนาดและประเภทขององค์กรความซับซ้อนและปฏิสัมพันธ์ของกระบวนการและความสามารถของบุคลากร กล่าวอีกนัยหนึ่งอย่าไปเหนือหัวคุณจะเสียใจในอนาคต วัตถุประสงค์คือเพื่อไม่ให้องค์กรกลายเป็นเลขานุการของมาตรฐาน
ระดับรับส่งเอกสารดิจิทัลที่ควบคุมองค์กรจะอยู่ในระบบการจัดการขององค์กร ระบบการจัดการคือซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อรองรับกระบวนการทำงานบางอย่าง ระบบสามารถเป็นระบบหรือระบบอื่น ๆ ตราบเท่าที่มันรับส่งเอกสารขั้นตอนการทำงาน ภายในฟอร์มระบบจะใช้หน้าจอ ระบบจะแนะนำให้คุณกรอกข้อมูลที่ถูกต้องในตำแหน่งที่ถูกต้อง ในที่สุดข้อมูลที่ถูกต้องสถานที่และเวลาการจัดและการควบคุม การจัดการข้อมูลมีการจัดการ นี่คือสิ่งที่ควบคุมรับส่งเอกสารเป็นเรื่องเกี่ยวกับ ดังนั้นเมื่อคุณกำลังจัดทำรับส่งเอกสารเกี่ยวกับระบบการจัดการด้านคุณภาพของคุณและเตรียมพร้อมสำหรับการตรวจสอบที่น่ากลัวกระบวนการใด ๆ ที่รวมอยู่ในระบบการจัดการด้านคุณภาพและได้รับการจัดทำเป็นรับส่งเอกสารผ่านระบบการจัดการจะครอบคลุม แต่คุณจะต้องพูดถึงเรื่องนี้ในขั้นตอน