เช่าเครื่องถ่ายเอกสารมีการเปลี่ยนแปลงอย่างมากในช่วงสิบปีที่ผ่านมาตอนนี้สามารถทำงานได้มากกว่าการทำสำเนาเอกสาร การปรับปรุงเทคโนโลยีเหล่านี้หมายความว่าเครื่องถ่ายเอกสารจำนวนมากใช้ฮาร์ดไดรฟ์ในตัวดังนั้นจึงสามารถทำงานในวิธีที่แตกต่างจากเครื่องถ่ายเอกสารรุ่นเก่าบางรุ่น ถึงแม้ว่าจะน่าประทับใจการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้บางครั้งทำให้เกิดปัญหาเล็กน้อยเกี่ยวกับการเข้าถึงสำหรับผู้ใช้ที่พิการโดยเฉพาะอย่างยิ่งหน้าจอสัมผัสขนาดเล็กได้เปลี่ยนปุ่มขนาดใหญ่ที่เก่าแก่และจดจำได้ง่าย เครื่องถ่ายเอกสารสามารถใช้งานได้หลายฟังก์ชั่นและต้องการหน้าจอเพื่อแสดงตัวเลือกทั้งหมด แต่การเปลี่ยนแปลงนี้หมายความว่าบางคนพบว่าพวกเขาเข้าถึงยาก
อย่างไรก็ตามผู้ผลิตเช่าเครื่องถ่ายเอกสารไม่กี่รายได้ค้นพบวิธีปรับปรุง
การเข้าถึงเช่าเครื่องถ่ายเอกสารตอนนี้ชุดคำแนะนำด้วยเสียงพร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ที่บกพร่องทางสายตาซึ่งมักจะทำงานโดยมีลำโพงขนาดเล็กติดอยู่ด้านข้างของเช่าเครื่องถ่ายเอกสารและใช้ซอฟต์แวร์เสียงพูดเอาต์พุตเพื่อสื่อสารกับผู้ใช้ แป้นตัวเลขใช้สำหรับฟังก์ชั่นต่าง ๆ พร้อมกับเอาต์พุตเสียงพูดสำหรับผู้ใช้ นอกจากนี้ยังสามารถจัดหาชุดฉลากแบบอักษรเบรลล์สำหรับอุปกรณ์บางชนิดทำให้สามารถใช้งานปุ่มสัมผัสได้
ตัวป้อนเอกสารอัตโนมัติที่ตอนนี้รวมอยู่ในเครื่องถ่ายเอกสารช่วยเพิ่มความเร็วในการคัดลอกเอกสารจำนวนมาก อย่างไรก็ตามที่เคยเป็นเพียงแผ่นรองตรงไปข้างหน้าครอบคลุมแผ่นกระจกเหล่านี้มักจะรวมอุปกรณ์การป้อนเอกสารอัตโนมัติทำให้หนักขึ้นและยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ใช้รถเข็น เช่าเครื่องถ่ายเอกสารราคาถูกเพื่อต่อสู้กับปัญหานี้สามารถเข้าถึงตัวจัดการการเข้าถึงกับเครื่องถ่ายเอกสารจำนวนมากซึ่งทำให้การยกตัวป้อนเอกสารง่ายขึ้นมาก
หน้าจอสัมผัสอาจเป็นปัญหาได้เนื่องจากถูกออกแบบมาให้ดูจากด้านบน
บางครั้งก็ไม่มีความแตกต่างสูงมากทำให้ผู้ใช้เก้าอี้ล้อเลื่อนและผู้ที่มีการมองเห็นต่ำเข้าถึงได้ยาก ปัญหานี้ได้รับการแก้ไขอีกครั้งโดยผู้ผลิตเช่าเครื่องถ่ายเอกสารบางราย เครื่องถ่ายเอกสารส่วนใหญ่สามารถเชื่อมต่อเครือข่ายได้แล้ว ซอฟต์แวร์เช่นชุดซอฟต์แวร์ของตัวดำเนินการระยะไกลสามารถติดตั้งบนเครื่องถ่ายเอกสารช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงจากแล็ปท็อปหรือพีซีตั้งโต๊ะซึ่งสามารถเปลี่ยนความคมชัดและขนาดของข้อมูลเพื่อให้สามารถอ่านได้ง่ายขึ้น
มีมาตรการหลายอย่างที่ช่วยปรับปรุงการเข้าถึงเครื่องถ่ายเอกสาร เทคโนโลยีในเครื่องถ่ายเอกสารและความสามารถของพวกเขาได้รับการปรับปรุงอย่างมากมายในช่วงสิบปีที่ผ่านมาและทุกคนสามารถเข้าถึงได้ เช่าเครื่องถ่ายเอกสารขณะนี้ผู้ผลิตเครื่องถ่ายเอกสารไม่กี่รายได้ใช้มาตรการเพื่อปรับปรุงการเข้าถึงสำหรับผู้ใช้ที่ปิดการใช้งานก็ควรหมายความว่าผู้คนจำนวนมากจะสามารถใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติใหม่เหล่านี้และเข้าถึงได้อย่างง่ายดาย
